Cách sử dụng khóa thẻ từ khách sạn hiệu quả

Các bước sử dụng khóa thẻ từ khách sạn

1. Quy trình làm thẻ từ cho khách thuê phòng

Lúc khách hàng hoàn tất giấy tờ thủ tục đăng ký nhận phòng nghỉ, nhân viên tiếp tân sẽ tiến hành lập thẻ từ cho khách hàng trên ứng dụng làm khóa của máy vi tính. Nhân viên sẽ nhập số phòng, thời hạn tạm cư… nhằm mã hóa vào thẻ & chuyển cho khách hàng.

Thẻ từ khách sạn chỉ mở được phòng mà khách hàng đăng ký. Mã của thẻ khóa sẽ được hủy bỏ lúc khách giao dịch thanh toán và làm giấy tờ thủ tục trả phòng. Lúc thẻ từ bị mất và được thông báo với khách sạn, thẻ này sẽ bị vô hiệu hóa.

2. Quy trình hoạt động khoá thẻ từ khách sạn:

– Lúc check in, lễ tân sẽ tạo thẻ từ trên phần mềm vi tính, ứng dụng này hoạt động trên máy vi tính cài đặt hệ điều hành và quản lý tiêu chuẩn như window, win XP…

– Bộ tạo thẻ từ ( encoder ) được nối với máy tính trái công encoder là bộ phận để thẻ từ tiếp xúc với bề mặt để hiện thực hoá các thao tác làm việc trên phần mềm

3. Cách mở khóa

Bước mở khóa từ rất là đơn giản, dễ dàng và người thuê phòng sẽ được nhân viên khách sạn chỉ dẫn chi tiết khi nhận phòng.

Khách đưa thẻ từ qua khe đọc, khi đèn xanh trên ổ khóa khóa thẻ từ khách sạn sáng đèn xanh lên thì dùng tay vặn nắp mở theo phía chiều kim đồng hồ để mở cửa. Hoặc có một số hệ thống thi chỉ cần kéo thẻ khóa từ qua ổ tiếp đến đèn xanh sẽ sáng phát lên 1 tiếng bíp bé và ta có thể đẩy cửa đi vào.

4. Cách tạm dừng hoạt động

Khi khách bước ra bên ngoài, chỉ cần đóng cửa lại, khoá cửa cũng sẽ tự động khóa. Hệ thống khóa từ sẽ báo động lúc có người muốn thâm nhập bất hợp pháp vào phòng hay cửa chưa đóng hoàn toàn khi người sử dụng ra khỏi phòng.

Khóa từ tự động đóng lại lúc người dùng rút thẻ khóa

Với hệ thống khóa cửa thẻ từ khách sạn, phòng ban quản lý của khách sạn sẽ có thể dễ dàng kiểm tra những thông tin như ngày làm chìa, thời giờ làm khóa, nhật ký dùng… qua hệ thống đọc ổ từ và xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra giúp dễ dàng điều hành và kiểm soát ra vào cho  mọi người ở khách sạn.

5. Những phương án xử lý thẻ từ bị mất

Với khóa cơ truyền thống: Khi bộ phận quản lý nhận được thông báo mất chìa khóa sẽ triển khai lập biên bản, kiểm tra lại phòng cùng khách hàng sau đó niêm phong ngay phòng bị mất chìa & báo ngay cho phòng ban kỹ thuật thay ổ khóa mới. Tùy vào chính sách và nội quy mỗi khách sạn mà khách hàng hay nhân viên sẽ phải thanh toán cho việc thay ổ khóa mới.

Với khóa thẻ từ khách sạn : Bộ phận quản lý có thể ghi nhận lại thông báo mất thẻ từ trên hệ thống ứng dụng và làm một thẻ khóa từ mới, thẻ từ cũ sẽ không còn hoạt động nữa. giá thành thẻ từ không lớn nên các khách sạn sẽ không yêu cầu khách hàng hay nhân viên phải bồi thường mà chỉ nhắc nhở, khiển trách.